Betolink® Enterprise

• 01Création d'offres pour des clients potentiels ou existants, par saisie rapide de leurs besoins et proposition automatique du système fondée sur les formules certifiées. Les clients potentiels sont enregistrés dans la base de données mais restent inactifs jusqu'à l'acceptation de l'offre.
• 02Les listes de prix, les politiques de remise et l'historique des offres précédentes pour le même client sont immédiatement disponibles pour déterminer les prix de l'offre.
• 03Intégration facile dans chaque offre des suppléments calculés de manière paramétrique (par ex. zones de transport, pompage, adjuvants) ainsi que des conditions commerciales particulières de l'entreprise (modes de paiement, etc.).
• 04Mise en forme et impression rapides de vos offres à l'aide de modèles Microsoft® Word
• 05Possibilité de conserver les révisions et d'ajouter des commentaires sur le motif du refus par le client
• 06Après acceptation de l'offre par le client, celle-ci est automatiquement convertie en contrat, qui peut être imprimé sur papier, puis archivé au format numérique une fois signé. Le client devient actif (s'il est nouveau) et toutes les usines sont automatiquement mises à jour pour pouvoir recevoir les commandes journalières de ce client.
• 07Les qualités de béton que l'entreprise produira et livrera au client / chantier ne peuvent différer de celles du contrat, car elles sont verrouillées sur les formules correspondantes de l'entreprise utilisées dans les centrales à béton.
• 08Définition d'indicateurs de suivi pour le chantier / client concerné, tels que la limite de crédit, le plafond d'encours, etc., ainsi que la période de validité des prix. Le contrat répartit les montants budgétés du chantier, de sorte que l'entreprise connaît en permanence le solde restant.
• 09Possibilité de définir dans le contrat le mode de facturation du client, par exemple par chantier, par date, par bon de livraison, etc.
• 10Processus automatisés de mise à jour des listes de prix, avec options de regroupement par groupes de clients ou de contrats, groupes de produits, dates de début et de fin de validité des nouveaux prix.

• 01Prise en charge complète de la gestion des formules conformément aux dernières exigences de la réglementation européenne sur la technologie du béton EN206-1. Possibilité de gérer plusieurs formules de production par client / usine / classe de résistance du béton.
• 02Conservation d'un historique des modifications de chaque formule, avec création automatique des versions.
• 03Analyse des coûts par formule / commande / période de calcul des coûts.
• 04Lorsque le logiciel Betolink® Laboratory est utilisé dans le laboratoire de l'entreprise, les formules sont gérées par le service contrôle qualité. Toute nouvelle formule ou toute modification d'une formule existante est effectuée par le responsable qualité. Parallèlement, les autres circuits tels que Betolink® Enterprise et Betolink® Pro sont mis à jour en temps réel.

• 01Enregistrement de chaque commande journalière avec la date et l'heure de livraison demandées, la quantité pour chaque catégorie de béton prévue au contrat concerné, l'utilisation ou non d'une pompe et la cadence de livraison demandée.
• 02Contrôle en ligne du crédit des clients ; selon la politique de l'entreprise, le système peut bloquer ou non la prise de nouvelles commandes.
• 03Les commandes sont affectées à l'usine qui les exécutera et le programme journalier est transmis à chaque usine, en ligne ou hors ligne.
• 04Le régulateur peut saisir des instructions importantes pour l'opérateur de la centrale de chaque usine (par ex. indications pour accéder facilement au chantier, cadence de livraison, etc.). Il enregistre également le nombre d'échantillons à prélever à la centrale pour le contrôle qualité interne ou conformément à la législation locale.

• La facturation est un processus très simple et rapide. Elle devient entièrement automatisée, sans aucun risque d'omission, d'erreur involontaire ou de modification des prix définis dans le contrat. Tous les justificatifs enregistrés (principalement les bons de livraison) émis par les usines sont automatiquement intégrés au système le jour ouvré suivant, et seules 3 étapes simples sont nécessaires pour finaliser la facturation :

Étape 1 : rapprochement automatique des bons de livraison avec les contrats ou les listes de prix. Hormis les éventuelles exceptions, le système valide tous les autres justificatifs pour l'étape de traitement suivante. Les justificatifs non validés restent en attente jusqu'à ce que des actions complémentaires soient entreprises.

Étape 2 : les factures sont générées et validées automatiquement. Le système calcule automatiquement les prix des articles ainsi que tous les suppléments convenus contractuellement, tels que le pompage, les adjuvants ajoutés sur chantier, l'indemnité kilométrique ou tout autre supplément, comme les chargements incomplets et les retards de coulage imputables au client.

Étape 3 : impression et envoi. Toutes les factures peuvent être imprimées à la suite (l'une après l'autre) en une seule commande. Les factures peuvent être envoyées par voie électronique via le système ou par courrier, avec la possibilité d'imprimer automatiquement les étiquettes des enveloppes.

• Mode d'impression des factures au choix :

A. Impression détaillée comprenant chaque bon de livraison avec la quantité livrée et la valeur totale de la facture.

B. Impression récapitulative de la quantité totale livrée par classe de résistance ainsi que des autres suppléments. Les numéros des bons de livraison correspondants sont indiqués à la fin de l'impression.

• 01Une facture unique peut être émise au client, même si les bons de livraison ont été émis par différentes usines de l'entreprise.
• 02Procédures automatisées pour traiter et résoudre tous les cas exceptionnels, tels que :
• 03Changement d'itinéraire et de lieu de livraison après le départ du camion malaxeur de l'usine.
• 04Changement de pompe sur chantier.
• 05Facturation des bons de livraison manuscrits
• 06Chargement et facturation (après accord du responsable) à un client hors contrat
• 07Lorsque Betolink® GPMATIS 2 est intégré au système, les quantités réelles d'adjuvants ajoutées sur chantier peuvent être enregistrées automatiquement et facturées.

Le logiciel Betolink® Enterprise dispose des outils nécessaires pour gérer efficacement le crédit client et la trésorerie de l'entreprise. Il gère également les paiements, les taxes, les charges à payer ou les paiements non affectés.

• Lors de la saisie des commandes, le système vérifie si le client a échoué au contrôle de crédit. Pour cela, il contrôle si le total des commandes en cours du client, augmenté de ses créances impayées, dépasse sa limite de crédit disponible, et si l'antériorité de ses créances a déclenché une exception selon des paramètres spécifiques.
• Possibilité de contrôler le crédit du client à trois niveaux :

a) Globalement pour l'ensemble de ses chantiers.

b) Séparément pour chaque chantier (utile lorsque la situation globale du client est bonne mais qu'un chantier particulier peut dépasser sa limite de crédit disponible.

c) Par rapport au payeur principal, qui peut être une entité différente. Le système vérifie en temps réel si un payeur principal regroupant plusieurs clients a dépassé ses limites de crédit ou d'encours.

• 01Du point de vue de la gestion du recouvrement, le système offre des fonctionnalités simples pour suivre et gérer le processus de recouvrement des créances clients. Il évalue les créances impayées par client afin d'identifier les éléments échus au-delà d'un délai de grâce, et génère automatiquement une série de rapports de recouvrement journaliers, de sorte que la personne chargée du recouvrement n'a pas à les établir manuellement.
• 02Suivi en temps réel de l'antériorité des créances par client / chantier / payeur principal.
• 03Possibilité de répartir un encaissement, en espèces, par chèque ou les deux, entre différents chantiers.
• 04Gestion facile des remises en cas d'accords complémentaires.
• 05Génération automatique de lettres de relance en masse pour les créances en retard. Elles peuvent être envoyées sous forme électronique ou imprimée, avec les factures.

Le logiciel Betolink® Enterprise offre de nombreuses fonctionnalités au service Achats, afin que toutes les opérations nécessaires soient effectuées rapidement et facilement, en réduisant les erreurs grâce à la suppression des doubles saisies.

• 01Saisie rapide de tout type de justificatif et possibilité de créer les écritures de comptabilité générale en ligne ou en différé.
• 02Imputation automatique des coûts sur des centres de coûts spécifiques lors de l'enregistrement du justificatif d'achat, avec liaison à la comptabilité générale.
• 03Contrôle facile des éléments ouverts ou en attente.
• 04Circuit spécifique pour l'enregistrement des justificatifs d'achat de granulats et de ciment, avec possibilité d'enregistrer rapidement plusieurs bons de livraison des fournisseurs et mise à jour simultanée des stocks de matières premières.
• 05Lorsque le logiciel Betolink® Weighing Station est intégré à l'usine, le service comptable est automatiquement informé des livraisons de matières premières, sans double saisie des justificatifs. Chaque livraison est pesée sur le pont-bascule et les données du fournisseur sont enregistrées en même temps (n° de bon de livraison, article, quantité), ce qui décharge le service comptable de cette tâche.
• 06Possibilité de suivre les commandes fournisseurs et de les convertir automatiquement en justificatifs d'achat.

Le système de gestion d'entrepôt de Betolink® Enterprise est un outil puissant permettant aux entreprises de BPE de gérer le stockage et les mouvements de stock. Le système suit les mouvements de chaque article en stock de chaque usine de l'entreprise, comme les matières premières reçues et consommées pour la production du béton. Ainsi, les stocks de chaque usine et de l'entreprise dans son ensemble sont toujours à jour en temps réel.

• 01Les quantités réelles consommées par les centrales sont automatiquement transférées via Betolink® Pro.
• 02Mise à jour automatique des stocks pour les transferts de matériaux d'une usine à une autre.
• 03Les poids des matières premières entrantes, tels qu'enregistrés par le pont-bascule, mettent automatiquement à jour l'inventaire des stocks.
• 04De nombreuses statistiques et de nombreux modèles imprimables sont disponibles, tels que journaux, balances, registres de stock, de production et de coûts, vitesse de rotation, etc.

• 01La structure des comptes peut être paramétrée sur de nombreux niveaux, avec la possibilité de développer chaque catégorie différemment à partir du deuxième niveau de son code d'identification.
• 02Affichage en ligne du crédit, du débit et du solde dans les fiches de comptes.
• 03Les modèles d'information de comptabilité analytique sont définis (compte analytique / compte de contrepartie) avec des scénarios de répartition alternatifs (valeur totale, pourcentages).

• 01Création d'écritures types pour une saisie rapide.
• 02Contrôle de l'équilibre des écritures lors de l'enregistrement.
• 03Verrouillage des écritures une fois clôturées pour une période donnée.
• 04Création des écritures de comptabilité analytique lors de la validation de l'écriture de comptabilité générale, lorsque le compte a été paramétré pour la mise à jour des centres de coûts.
• 05Liaison & affichage en ligne des justificatifs à l'origine des écritures comptables générées par les sous-modules de Betolink® Enterprise (ventes, achats, produits, etc.).

• 01Tous les comptes de résultat sont regroupés dans la catégorie d'usage général.
• 02Les soldes peuvent être reportés sur la nouvelle période par l'utilisateur, en totalité ou par lots.
• 03Clôture des écritures par calendrier / période.
• 04Une déclaration périodique de TVA est calculée et imprimée.
• 05Les soldes sont saisis et consolidés.
• 06Des écritures peuvent être importées depuis un fichier ASCII tiers.

• 01Il est possible d'enregistrer des comptes de centres de coûts et de les paramétrer pour générer des écritures de comptabilité générale selon différents scénarios.
• 02Création de types de répartition automatique pour générer les écritures de la classe comptable (6) du grand livre.
• 03L'utilisateur définit des pourcentages de répartition ou une valeur personnalisée pour chaque compte sur les centres de coûts ouverts correspondants.
• 04La comptabilité analytique est synchronisée avec la comptabilité générale à des périodes prédéfinies (périodes de calcul des coûts).
• 05Des écritures prévisionnelles sont générées
• 06Génération automatique des écritures jusqu'au dernier niveau d'analyse (répartition et réaffectation des comptes).
• 07Processus automatique d'annulation de tout ou partie des écritures générées.

• 01Calcul exact des coûts par matériau / catégorie de produit.
• 02Calcul automatique du coût des transferts de produits entre centrales.
• 03Gestion des avoirs avec différents modes de répartition de leur valeur
• 04Le coût peut être calculé selon la méthode du coût moyen, du dernier entré premier sorti (LIFO) ou du premier entré premier sorti (FIFO).
• 05Les écritures de comptabilité analytique sont générées automatiquement en tenant compte du coût des matières premières / des frais généraux de production / de la main-d'œuvre directe.
• 06Registre de production et de calcul des coûts – caractéristiques techniques.
• 07Vue mensuelle du registre des stocks – comptabilité analytique

• 01Les immobilisations de l'entreprise peuvent être suivies par lieu de stockage.
• 02Les amortissements peuvent être calculés par catégorie ou par immobilisation, sur la base du taux d'amortissement.
• 03Les immobilisations peuvent être enregistrées dans les comptes d'immobilisations avec leur date d'acquisition, leur valeur initiale, leur date d'entrée, leur méthode d'amortissement, leur taux d'amortissement et leur valeur résiduelle minimale non amortie.
• 04Les immobilisations peuvent être désactivées.
• 05Possibilité de céder l'immobilisation.
• 06Prise en charge des ajustements et des améliorations d'une immobilisation.
• 07Possibilité de gérer des amortissements provisoires mensuels et/ou annuels.
• 08Liaison avec le sous-système de comptabilité générale/analytique et génération automatique des écritures d'amortissement.
• 09Impression des registres des immobilisations & des amortissements

Le logiciel est livré avec un grand nombre de rapports d'information et de statistiques, afin de permettre aux dirigeants de prendre des décisions éclairées. Tous les rapports peuvent être prévisualisés à l'écran pour éviter les impressions inutiles. Pour aider les utilisateurs à retrouver rapidement leurs rapports favoris, il est possible de définir un nom de rapport personnalisé en plus du nom standard utilisé par notre logiciel.

• 01Possibilité de créer facilement des journaux supplémentaires intégrant toutes les transactions enregistrées dans le système.
• 02Traitement et affichage rapides des rapports, même les plus complexes, grâce à des algorithmes spécifiques qui traitent les données en arrière-plan sans affecter la vitesse de fonctionnement du système.
• 03Possibilité d'utiliser un programme externe (par ex. Crystal Report Generator, Click View, etc.) pour créer tout rapport supplémentaire non inclus dans le logiciel standard.
• 04Les entreprises dotées d'un service informatique de haut niveau peuvent également accéder à toutes les données stockées dans notre base de données MS SQL.

• 01Procédure interne d'enregistrement sélectif des saisies - suppressions - modifications effectuées dans les sous-systèmes critiques, par utilisateur et par champ.
• 02Gestion rapide et sûre des traces enregistrées, avec affichage sélectif des modifications par champ et par utilisateur.
• 03Il est possible de suivre toutes les modifications d'un enregistrement, avec affichage de l'utilisateur, de la date et des valeurs modifiées (précédente - actuelle).

Pour la connexion avec le logiciel ERP SAP®, PROTEM GROUP a développé et fourni un logiciel complémentaire (plug-in) appelé Betolink® PI, qui sert de passerelle avec la suite logicielle Betolink® ERP.

Betolink® PI a été développé en Java / SQL et prend en charge trois modes de communication avec SAP :

• Via des ZTABLES SQL
• Via des fichiers XML
• Au moyen d'appels SOAP via des WSDL.

Betolink® PI est une plateforme de communication flexible entre deux systèmes, capable de gérer et d'afficher intégralement non seulement les informations échangées entre les systèmes, mais aussi les erreurs éventuelles. Le paramétrage final est réalisé par les techniciens de PROTEM, conformément aux spécifications du client.