Code de déontologie

CODE DE DÉONTOLOGIE DE PROTEM GROUP A.B.E.T.E.

Sommaire

Introduction
Champ d'application
Nos principes et nos valeurs

3 3.1 Responsabilité et respect de la législation et des exigences réglementaires

3.2 Intégrité

3.3 Engagement

3.4 Orientation résultats

3.5 Avant-garde technologique et innovation

3.6 Esprit d'équipe

3.7 Méritocratie

3.8 Amélioration continue

3.9 Engagement envers les objectifs

Notre cadre de fonctionnement

4.1 Corruption active

4.2 Corruption passive

4.3 Pots-de-vin, commissions occultes et autres paiements illicites

4.4 Engagement en faveur de l'intégrité et de l'éthique des affaires

4.5 Santé et sécurité au travail

4.6 Protection de l'environnement

4.7 Protection des données

4.8 Conflit d'intérêts

4.9 Sécurité des systèmes d'information

4.10 Égalité des chances

4.11 Dénomination commerciale et marques

4.12 Actifs et installations

4.13 Information financière

Diffusion du Code de déontologie

5.1 Application des principes du Code

5.2 Signalement des infractions

5.3 Protection contre les représailles

1. Introduction

Le Code de déontologie des affaires (ci-après le « Code ») de PROTEM GROUP A.B.E.T.E. (ci-après « PROTEM »), conjointement avec les règles de gouvernance d'entreprise et les politiques appliquées, définit le cadre de son activité.

Le Code comprend les principes fondamentaux, les règles et les valeurs qui forment le cadre de nos activités et déterminent notre comportement et nos pratiques au quotidien. Cet ensemble de principes et de règles décrit le comportement que nous attendons de nos collaborateurs, ainsi que la manière dont nous menons nos activités avec nos clients, nos fournisseurs et nos partenaires. Le Code a pour but de nous guider dans nos prises de décision lorsque des dilemmes peuvent surgir quant à la bonne manière de se comporter et de traiter des questions touchant aux principes et règles de l'éthique des affaires.

Nous sommes tous tenus d'étudier le Code et devons également savoir que celui-ci énonce des lignes directrices et n'est pas exhaustif. Il est impossible de prévoir toutes les situations susceptibles de se présenter ; c'est pourquoi, si nous devons faire face à une question de déontologie ou de conduite professionnelle non couverte par le Code, posons-nous les questions suivantes :

Est-ce légal ?
Est-ce conforme au Code de conduite professionnelle de la Société ?
Suis-je sûr(e) d'adopter le comportement approprié ?
Ai-je le sentiment de prendre la bonne décision ?
Que penseront les autres si cela devient public ?

En cas de doute, vous devez faire part de vos préoccupations à votre supérieur hiérarchique et demander conseil. Le Code sera communiqué à tous les collaborateurs lors de leur embauche chez PROTEM. Nous dispenserons périodiquement des formations sur le Code et sur d'autres questions de conformité. Le Code est publié sous forme électronique sur notre site web, dans la rubrique « SOCIÉTÉ - Code de déontologie ».

2. Champ d'application

Le Code ainsi que les procédures et mesures qui s'y rapportent s'appliquent à l'ensemble des collaborateurs, employés, cadres et à la direction générale de PROTEM. Nous encourageons également nos fournisseurs, partenaires, consultants et autres partenaires commerciaux à adopter les principes qu'il contient.

3. Nos principes et nos valeurs

3.1 Respect de la législation

PROTEM se conforme aux lois, aux règlements et, plus généralement, à la législation en vigueur dans tous les pays où elle exerce ses activités.

Nous nous engageons à respecter les lois et les exigences réglementaires qui régissent nos activités, y compris les législations relatives à la santé, les règles et principes de déontologie et de conduite professionnelle édictés par les associations professionnelles, ainsi que toute exigence légale et réglementaire régissant la recherche & développement, la production, la distribution, le marketing, la vente et la promotion de nos produits. Le respect de la législation en vigueur constitue un principe fondamental pour la Direction et pour l'ensemble des collaborateurs.

3.2 Intégrité

Nous agissons avec honnêteté et intégrité dans toutes nos relations professionnelles et commerciales, en défendant l'intérêt de la société au-delà de tout avantage personnel.

Nous favorisons la transparence et une communication ouverte sur les produits et services que nous proposons, en nous appuyant sur nos connaissances spécialisées et notre longue expérience.

Nous reconnaissons notre obligation de travailler en toute sécurité, de protéger l'environnement et de contribuer activement à l'amélioration de la qualité de vie de tous, au sein de la Société comme à l'extérieur.

3.3 Engagement

Nous assumons une responsabilité personnelle dans l'obtention de résultats d'un haut niveau d'exigence, tout en construisant des relations durables avec nos clients et nos fournisseurs.

PROTEM jouit de longue date d'une réputation de fournisseur de produits et de services répondant aux besoins spécifiques de ses clients. Toutes les activités de nos collaborateurs doivent être conformes aux termes de nos contrats avec les clients. Le non-respect de cette obligation pourrait littéralement détruire la société. Naturellement, même si nous mettons toujours tout en œuvre pour honorer nos engagements envers nos clients, voire dépasser leurs attentes, il doit exister une limite afin d'éviter toute violation de la loi ou des politiques du Code.

Nous accordons une attention particulière à la santé et à la sécurité de nos collaborateurs et leur offrons un environnement de travail qui les incite à être productifs, orientés résultats et à gérer leur propre progression avec zèle et intégrité.

3.4 Orientation résultats

Nous nous attachons à fournir à nos clients des solutions d'un haut niveau d'exigence, de manière efficace et fiable. Nous faisons preuve de détermination et de confiance en nos capacités afin de maximiser la productivité et l'excellence opérationnelle, tout en maximisant la valeur pour les actionnaires.

3.5 Avant-garde technologique et innovation

Nous misons sur l'avant-garde technologique et l'innovation afin d'obtenir en permanence des résultats de haute qualité et des solutions à valeur ajoutée. Nous développons un environnement d'apprentissage continu et investissons dans des équipements modernes et dans le savoir-faire, afin de favoriser les idées innovantes et de permettre à PROTEM de rester toujours en tête.

3.6 Esprit d'équipe

Nous sommes fiers de travailler en équipe et de collaborer, en nous soutenant mutuellement pour atteindre des objectifs communs, que ce soit en tant que membres ou responsables d'équipe. Nous choisissons de travailler en équipe en tirant le meilleur parti des compétences, des idées et des points de vue de chacun. Nous travaillons tous dans l'intérêt de PROTEM et nous nous sentons tous coresponsables.

3.7 Méritocratie

Nous agissons avec équité et transparence dans toutes nos relations. Nous reconnaissons la personnalité et les capacités de chacun et plaçons chaque personne au poste où elle contribuera le plus et pourra être reconnue. Nous pensons, agissons et communiquons en permanence avec cohérence et intégrité.

PROTEM veille à offrir l'égalité des chances à l'ensemble de ses collaborateurs et partenaires, tant lors de la sélection à l'embauche que lors des promotions et de la pourvue des postes. Le mérite, les qualifications et les performances des personnes sont les principaux critères qui déterminent l'attribution de rôles plus complexes et plus exigeants dans l'organigramme, tandis que les caractéristiques liées au sexe, à la religion, à l'âge, à l'origine et à la couleur de peau, ou aux convictions des candidats ne constituent pas des motifs de préférence ou d'exclusion par rapport aux autres candidats.

3.8 Amélioration continue

Nous encourageons l'initiative. Nous relevons les défis du présent en posant des bases solides pour l'avenir. Nous recherchons l'amélioration continue de nos performances afin d'obtenir d'excellents résultats. Nous investissons dans la recherche et le développement, dans les technologies de pointe et dans l'acquisition d'équipements modernes afin de produire des produits innovants et de fournir des services de haute qualité.

3.9 Engagement envers les objectifs

Nous fixons des objectifs clairs. Nous agissons selon les normes de déontologie des affaires les plus exigeantes. Nous apportons de la valeur ajoutée et maximisons la valeur pour les actionnaires.

4. Notre cadre de fonctionnement

4.1 Corruption active

Pour conserver la confiance de nos clients, nous nous abstenons de toute forme de corruption, ou même de tout acte pouvant éventuellement être interprété comme de la corruption. Il ne nous est pas permis d'offrir, de promettre ou d'accorder des avantages illicites, sous quelque forme que ce soit, à des agents publics ou à des décideurs du secteur privé, afin d'obtenir un traitement de faveur ou d'influencer une décision dans l'intérêt de PROTEM. Si un agent public ou un décideur du secteur privé nous demande d'enfreindre cette règle, nous devons en informer nos supérieurs hiérarchiques.

4.2 Corruption passive

Nous prenons des décisions commerciales uniquement dans l'intérêt de PROTEM et non dans notre intérêt personnel. Nous ne permettons pas que des offres ou promesses d'avantages illicites de la part de nos fournisseurs influencent nos décisions commerciales, et nous n'acceptons pas de telles offres. De même, nous n'exigeons pas d'avantages illicites de nos fournisseurs. Nous voulons éviter jusqu'au soupçon que de telles offres influencent nos décisions commerciales. Si l'on nous offre, nous promet ou nous accorde des avantages ou bénéfices illicites, nous en informons nos supérieurs hiérarchiques.

4.3 Pots-de-vin, commissions occultes et autres paiements illicites

Nous ne devons jamais offrir, remettre, recevoir ou arranger des pots-de-vin ou des commissions occultes. Il est interdit d'offrir ou de recevoir des cadeaux qui visent, ou donnent l'impression de viser, à créer ou à maintenir un avantage commercial.

Les cadeaux susceptibles d'influencer notre jugement, ou dont on peut raisonnablement penser qu'ils l'influencent, ne doivent pas être acceptés. Nous devons toujours nous fier à notre bon jugement et à notre discernement pour éviter même de donner l'impression d'une irrégularité. Il est interdit d'accepter ou d'offrir des divertissements somptueux ou de nature sexuelle ou inappropriée.

Les cadeaux de faible valeur (c'est-à-dire ne dépassant pas 50 Euro) dans le cadre des pratiques commerciales courantes peuvent être offerts ou reçus, sauf s'il s'agit d'un agent de l'État. Avant d'offrir ou de proposer un cadeau, un repas ou une forme de divertissement à un agent de l'État, vous devez obtenir l'accord écrit de la direction de PROTEM.

L'acceptation, à titre de cadeau, d'un divertissement auquel assiste la personne qui l'offre, tel qu'un déjeuner, un dîner, une représentation théâtrale, un événement sportif ou toute autre forme habituelle de divertissement d'affaires, est autorisée si le cadeau a) est raisonnable par nature et offert à l'occasion d'une réunion professionnelle, ou b) est offert dans le but de favoriser de meilleures relations d'affaires.

4.4 Engagement en faveur de l'intégrité et de l'éthique des affaires

PROTEM s'engage à agir avec intégrité, suit des pratiques commerciales éthiques et développe ses activités avec transparence et fiabilité. L'éthique des affaires ne se limite pas au simple respect formel des normes légales, réglementaires, professionnelles et commerciales ; elle consiste avant tout à exercer une activité dans le respect des règles d'équité, d'intégrité, d'honnêteté et de respect.

Nous nous engageons à créer un lieu de travail exempt de discrimination, de harcèlement, d'intimidation ou de contrainte. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur des caractéristiques personnelles telles que la couleur de peau, le sexe, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, le handicap, la grossesse, la situation matrimoniale ou toute autre caractéristique protégée par la législation en vigueur.

Toutes les actions concernant le personnel, telles que les embauches, les avantages, les rémunérations et les licenciements, doivent être menées sans discrimination. Les employés et les cadres dirigeants doivent pouvoir compter sur le fait qu'ils seront évalués sur la base de leurs qualifications, de leurs compétences et de leurs performances, et non de leurs caractéristiques personnelles.

4.5 Santé et sécurité au travail

Pour PROTEM, le maintien d'un environnement de travail sain et sûr pour tous les collaborateurs est une priorité absolue. Préserver la santé des collaborateurs en respectant toutes les politiques de sécurité et obligations légales, et les informer régulièrement sur les questions de santé et de sécurité, constituent des objectifs essentiels de PROTEM. Nous formons nos collaborateurs et favorisons en permanence leur information sur les questions de santé et de sécurité, en fonction des besoins de PROTEM.

4.6 Protection de l'environnement

Nos objectifs sont de réduire au minimum notre impact sur l'environnement, d'améliorer en continu notre performance environnementale et de promouvoir la responsabilité environnementale au sein de notre culture.

Nous appliquons la législation en vigueur en matière de recyclage de tous nos appareils, des résidus de production ainsi que des chutes et rebuts.

PROTEM applique le principe de précaution face aux défis environnementaux, en prenant des initiatives pour promouvoir une responsabilité environnementale plus large, tout en investissant dans la recherche et le développement de technologies respectueuses de l'environnement.

4.7 Protection des données

Dans tous nos processus opérationnels, nous garantissons la protection de la vie privée, conformément au droit applicable. Nous devons traiter comme confidentielles toutes les informations commerciales, les secrets d'affaires ainsi que les autres informations exclusives concernant PROTEM, les contrats, les projets, les données financières, les clients, les fournisseurs et les partenaires. Ces informations ne doivent pas être divulguées à des personnes ou organismes extérieurs à PROTEM, ni à des collaborateurs de PROTEM ne disposant pas de l'autorisation appropriée. Les collaborateurs de PROTEM, pendant leur emploi comme après la fin de celui-ci, ne doivent pas divulguer d'informations confidentielles à des tiers et doivent traiter les informations commerciales et confidentielles avec la plus grande discrétion.

4.8 Conflit d'intérêts

Un conflit d'intérêts survient lorsque les intérêts personnels d'un cadre, d'un collaborateur ou d'un partenaire de PROTEM peuvent entrer en concurrence, directement ou indirectement, avec les intérêts de PROTEM. Il est clair que l'on entend par conflit d'intérêts toute situation susceptible d'affecter notre capacité à émettre un avis professionnel objectif et impartial. Nous ne devons pas nous placer dans des situations où nous serions tentés de prendre, pour PROTEM, une décision commerciale qui ferait passer nos intérêts personnels avant ceux de la société. Tout collaborateur qui prend conscience qu'il se trouve en situation de conflit d'intérêts doit en informer immédiatement son supérieur hiérarchique. La Direction, en collaboration avec le conseiller juridique, décidera des mesures à prendre et de la manière dont le collaborateur devra gérer la situation.

4.9 Sécurité des systèmes d'information

La disponibilité et l'intégrité des systèmes d'information de PROTEM sont d'une importance fondamentale. Les données personnelles et professionnelles sont protégées contre tout accès non autorisé, perte ou manipulation par tous les moyens techniques disponibles, conformément au droit national applicable.

4.10 Égalité des chances

4.11 Dénomination commerciale et marques

La raison sociale, le nom commercial et les dénominations commerciales de PROTEM, ainsi que les marques qu'elle a légalement déposées (nationales, communautaires, internationales), constituent des éléments importants de son actif, qui doivent faire l'objet d'une utilisation correcte et responsable et être protégés contre toute atteinte, quelle qu'en soit la forme. L'ensemble des collaborateurs de PROTEM est tenu de signaler immédiatement et sans retard injustifié à la Direction de PROTEM toute tentative d'atteinte, de falsification, de copie ou d'usurpation des marques et/ou de la raison sociale et/ou du nom commercial et/ou des dénominations commerciales de PROTEM dont il aurait connaissance.

4.12 Actifs et installations

Les actifs et les installations de PROTEM doivent être utilisés de manière appropriée et uniquement aux fins professionnelles prévues. L'utilisation correcte et soigneuse de tous les actifs et installations de PROTEM est une obligation pour l'ensemble des collaborateurs de PROTEM, qui sont responsables de l'utilisation et de la garde en toute sécurité de tous les éléments d'actif qui leur ont été confiés ; il est en outre du devoir impératif de tous les collaborateurs de signaler immédiatement le vol, la perte, la destruction, la mauvaise utilisation ou l'utilisation abusive de tout élément d'actif de PROTEM.

4.13 Information financière

L'intégrité des rapports financiers est essentielle pour la direction de PROTEM ainsi que pour la communication correcte et exacte de ses données financières. Toutes les opérations financières de PROTEM sont toujours enregistrées et publiées conformément aux normes et principes comptables généralement admis, et les documents comptables présentent la nature des opérations de manière correcte et non trompeuse. PROTEM fournit des informations valides et véridiques, caractérisées par leur transparence, leur pertinence, leur exhaustivité et leur exactitude.

L'ensemble des collaborateurs de PROTEM est responsable de l'enregistrement et de la déclaration corrects de toutes les données essentielles relatives à leur travail et à leurs domaines de compétence. Nous ne devons en aucun cas enregistrer des données qui dissimulent ou falsifient frauduleusement la nature réelle d'une opération.

Toutes les feuilles de temps et notes de frais doivent être remplies avec exactitude et en temps voulu. Aucune dépense ne doit être facturée à un client si elle n'est pas autorisée par une disposition réglementaire ou contractuelle. En signant une feuille de temps ou une note de frais, vous certifiez que les informations qu'elles contiennent reflètent fidèlement vos heures de travail, les dépenses engagées et les raisons pour lesquelles vous avez consacré ces heures et engagé ces dépenses. Dans vos relations avec des clients, fournisseurs et sous-traitants réels ou potentiels, vous devez présenter des informations exactes et complètes et ne faire aucune déclaration fausse ou trompeuse. Vous ne devez jamais organiser les informations de manière à induire en erreur ou à désinformer leurs destinataires. Utilisez toujours des données récentes, exactes et complètes pour les dépenses et la facturation.

5. Diffusion du Code de déontologie

Le présent Code de déontologie de PROTEM est approuvé par son Conseil d'administration. Il s'applique à l'ensemble du personnel de PROTEM, sans aucune modification, et entre en vigueur dans un délai de dix (10) jours à compter de son approbation susmentionnée.

La Société peut, à sa discrétion, choisir tout autre moyen approprié pour faire connaître le Code. Les collaborateurs de PROTEM peuvent s'adresser au supérieur dont ils relèvent ou à la Direction de PROTEM pour toute précision ou explication concernant le Code. Tout collaborateur de PROTEM peut obtenir un exemplaire imprimé du Code. Le présent Code est intégré à tous les contrats de PROTEM avec ses cadres et ses collaborateurs et constitue le cadre réglementaire régissant ces relations. Il fait partie intégrante, dès l'origine, de tout contrat de travail, de quelque nature que ce soit, conclu après son entrée en vigueur.

5.1 Application des principes du Code

Le Code de déontologie de PROTEM rassemble et formalise par écrit les principes fondamentaux et les règles que PROTEM applique depuis sa création et auxquels elle doit son succès. Il encadre la culture d'entreprise, façonne l'éthique opérationnelle et est remis à chaque nouveau collaborateur et partenaire de la Société. Ce Code s'adresse et s'impose aussi bien aux membres de la Direction et aux cadres de la Société, à ses collaborateurs et partenaires, qu'à toute personne fournissant des services à PROTEM, sans aucune exception ni dérogation. Nous sommes tous tenus d'appliquer ses règles et de veiller à ce que l'ensemble des partenaires s'y conforment.

5.2 Signalement des infractions

Le non-respect et la non-application du Code constituent une infraction entraînant des sanctions pour la personne ayant manqué aux obligations découlant de ses règles. Pour une application plus efficace du Code et afin d'éviter l'imposition de sanctions, nous invitons les cadres, les collaborateurs et, plus généralement, tous ceux qui fournissent des services à PROTEM à signaler librement à la Direction tout comportement ou acte susceptible de s'écarter de la conduite appropriée. C'est la seule façon de garantir que ses règles, qui décrivent le modèle de comportement professionnel, continueront d'être appliquées systématiquement par l'ensemble des personnes de PROTEM.

5.3 Protection contre les représailles

PROTEM ne prendra ni ne tolérera aucune mesure défavorable à l'encontre d'une personne physique ou morale pour avoir déposé une plainte, une dénonciation ou un signalement concernant la violation d'une loi, d'une règle, d'un règlement, d'une politique interne ou du présent Code, ni pour avoir participé à l'enquête sur une éventuelle violation de ceux-ci. Toutefois, PROTEM se réserve le droit de prendre toute mesure qu'elle juge appropriée à l'encontre d'un cadre, d'un collaborateur ou d'un partenaire lorsqu'il est établi que celui-ci a sciemment et délibérément diffamé ou fourni de fausses informations à PROTEM ou à des tiers au sujet d'une violation du Code.

01 juin 2022

Le Directeur général

Dimitrios Tselepis

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